KI-Automatisierung · Schule · Gemeinde

KI in der Verwaltung von Schulen und Gemeinden

Dieselbe Frage zur Anmeldung kommt im Februar zwanzigmal ins Sekretariat, die Kursliste will jemand führen, und der Elternbrief zum Wandertag schreibt sich nicht von selbst. Eine Automatik kann das vorbereiten: die Antwort aus Ihren eigenen Unterlagen, die Liste mit den Bestätigungen, den Brief aus Ihren Stichworten. Freigeben tut ein Mensch in Ihrem Haus – so funktioniert KI in der öffentlichen Verwaltung, ohne dass jemand die Kontrolle abgibt.

Erstgespräch ausmachen So läuft es ab
Für wen
Sekretariate von Schulen, Bildungsträger und Erwachsenenbildung, Gemeindeämter und Gemeindeverbände – überall, wo wenige Leute viele gleichartige Anfragen beantworten.
Was die Automatik tut
Sie schreibt Antworten, Listen und Briefe vor und legt Unklares vor. Sie entscheidet nichts über Menschen und bewertet niemanden.
Was es kostet
Ein schriftlicher Fixpreis, bevor wir anfangen. Grundlage sind das Erstgespräch und eine Bestandsaufnahme, vor Ort oder per Video.
Der erste Schritt
Ein kostenloses Erstgespräch von 15 Minuten mit der Person, die den Ablauf heute erledigt: per Video aus ganz Österreich, in Oberösterreich auch bei Ihnen im Haus. Bringt eine Automatik bei Ihnen nichts, sagen wir das.

Drei Beispiele aus Schule und Gemeinde

Wo Sekretariat und Amt entlastet werden

Beantworten, eintragen, bestätigen, schreiben: Diese Arbeit kommt in jedem Sekretariat und jedem Amt jede Woche wieder. Genau sie lässt sich heute automatisieren. Wir bauen die Automatik für den Ablauf in Ihrem Haus, freigeben tun Ihre Leute. Drei Beispiele:

  • Die Antwort aus Ihren eigenen Unterlagen.

    Eine Mutter fragt per Mail, bis wann man anmelden muss und was dafür gebraucht wird. Die Automatik sucht die Antwort in Ihren eigenen Unterlagen, etwa auf Ihrer Website oder im Merkblatt zur Anmeldung, und schreibt sie vor, mit Hinweis, woher sie stammt. Findet sie keine sichere Antwort, schreibt sie nichts und legt die Frage vor.

    So läuft es heute: von Hand
    1. Elternmail öffnen
    2. Merkblatt suchen
    3. Antwort tippen
    4. nächste Mail, gleiche Frage
    … und das jedes Mal wieder.

  • Anmeldungen, die sich selbst ordnen.

    Für den Englischkurs im Frühjahr kommen die Anmeldungen über das Formular, per Mail und auf Papier. Die Automatik trägt jede in die Teilnehmerliste ein, bereitet die Bestätigung vor und schreibt, wer auf die Warteliste kommt. Was unvollständig ist, landet bei Ihnen statt in der Liste.

    So läuft es heute: von Hand
    1. Anmeldungen sammeln
    2. Liste abtippen
    3. Bestätigungen schreiben
    4. Warteliste führen
    … und das jedes Mal wieder.

  • Der Elternbrief aus Stichworten.

    Wandertag am Donnerstag, Treffpunkt beim Schultor, Jause und Regenjacke mit: Aus solchen Stichworten schreibt die Automatik den Elternbrief im Stil Ihrer Schule, auf Wunsch auch in einfacher Sprache. Dieselben Stichworte reichen in einer Gemeinde für das Rundschreiben zur Straßensperre oder zur Sperrmüllsammlung.

    So läuft es heute: von Hand
    1. Vorlage suchen
    2. Brief schreiben
    3. Korrektur lesen lassen
    4. verteilen
    … und das jedes Mal wieder.

Beispiel-Ansichten: So kann eine Automatik in Ihrem Sekretariat oder Gemeindeamt aussehen.

Bevor wir bauen, zählen wir mit Ihnen nach, wie oft der Ablauf bei Ihnen vorkommt und wer ihn heute erledigt. Bringt eine Automatik nichts, raten wir Ihnen ab.

Dabei sehen wir uns auch an, mit welchen Programmen Ihr Haus schon arbeitet und welche Daten die Automatik dafür wirklich braucht.

Und das ist erst der Anfang

Weitere Arbeit aus Schule und Gemeindeamt

  • Das Protokoll aus Ihren Notizen.

    Aus den Stichworten der Besprechung oder Sitzung wird ein Protokoll-Entwurf mit Beschlüssen und Zuständigkeiten. Wer es führt, prüft und unterschreibt wie bisher.

  • Der Elternbrief in mehreren Sprachen.

    Ist der Brief freigegeben, kann die Automatik Übersetzungen für Familien vorbereiten, die eine andere Sprache besser lesen. Gekennzeichnet als Übersetzung, verschickt von Ihnen.

  • Beiträge für die Gemeindezeitung.

    Vereine schicken ihre Meldungen in jeder Form. Die Automatik sammelt sie, bringt sie in eine einheitliche Länge und legt sie der Redaktion als Entwurf vor.

  • Anfragen für Saal und Turnsaal.

    Wer den Gemeindesaal oder den Turnsaal am Abend braucht, fragt per Mail. Die Automatik gleicht mit dem Kalender ab und schreibt Zusage oder Alternativtermin vor.

So kommen Sie zur Automatik

Ein Fixpreis. Vor dem ersten Handgriff.

  1. Kostenloses Erstgespräch

    15 Minuten. Sie erzählen, was Zeit frisst. Wir sagen, ob eine Automatik das kann – und wenn nicht, sagen wir das auch.

  2. Bestandsaufnahme

    Wir sehen uns den Ablauf genau an, bei Ihnen im Betrieb oder per Video an Ihrem Bildschirm, und schreiben auf, was heute wie lange dauert. Den Bericht bekommen Sie schriftlich – auch wenn Sie danach nichts beauftragen.

  3. Angebot mit Fixpreis

    Eine Summe, schwarz auf weiß, bevor wir anfangen. Keine Stundenabrechnung, keine Nachverrechnung, keine Überraschung am Schluss.

  4. Bauen und scharf stellen

    Wir bauen die Automatik, schulen Sie ein und justieren zwei Wochen an Ihrem echten Alltag nach.

Eine Preisliste gibt es für Automatiken nicht, weil jeder Betrieb anders arbeitet. Nach dem kostenlosen Erstgespräch und der Bestandsaufnahme bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Fixpreis, bevor wir anfangen. Was die Bestandsaufnahme kostet, sagen wir Ihnen im Erstgespräch. Mehr dazu bei BüroKI →

Was wir schon gebaut haben

Viele gleiche Schreiben, keines ungeprüft

Aus Schulen und Gemeinden gibt es hier noch kein Beispiel, denn bei uns steht nur, was gebaut und vom Auftraggeber freigegeben ist. Diese zwei laufen in anderen Bereichen und bereiten jedes Mal viele gleichartige Schreiben vor:

Die zwei Berater von Lucrum Invest mit grünen Mappen vor dem Firmenlogo

Lucrum Invest

Vermögensberatung · Linz

Für jeden Depotkunden ein eigener Bericht und eine eigene Mail, jedes Quartal, als fertiger Entwurf. Das Programm hat gar keine Versandfunktion: Jede Mail schickt der Berater selbst.

So läuft ein Quartal
Regal mit Pflegeprodukten im Kosmetikstudio studio hautnah

studio hautnah

Kosmetikstudio · Gramastetten

Der regelmäßige Rundbrief an die Kundinnen wird als Entwurf vorbereitet und geht erst nach dem Lesen der Inhaberin hinaus.

Zu den Referenzen

Ein Sekretariat oder Gemeindeamt wäre hier das erste Beispiel aus der Verwaltung.

Häufige Fragen

Was Schulen und Gemeinden zu KI in der Verwaltung fragen

Kann man in einer Schule oder Gemeinde Verwaltungsarbeit mit KI automatisieren?

Ja, wiederkehrende Verwaltungsarbeit lässt sich automatisieren: Antworten auf häufige Anfragen, Anmeldelisten mit Bestätigungen, Elternbriefe und Rundschreiben. Die Automatik bereitet vor, ein Mensch in Ihrem Haus prüft und gibt frei. Ob sich das bei Ihnen lohnt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch.

Bewertet die KI Schülerinnen und Schüler?

Nein, und das bauen wir auch nicht. KI-Systeme, die Lernergebnisse bewerten oder über die Zulassung entscheiden, gelten laut EU-KI-Verordnung als Hochrisiko-Systeme (Anhang III Nummer 3). Unsere Automatiken bereiten ausschließlich Verwaltungsarbeit vor: Antworten, Listen, Briefe.

Schreibt die KI Eltern oder Bürgern direkt zurück?

Nein. Sie schreibt Entwürfe, hinaus geht nur, was jemand in Ihrem Haus gelesen und freigegeben hat. Wer freigibt, legen Sie fest: das Sekretariat, die Amtsleitung oder die Person, die den Kurs betreut.

Wo liegen die Daten von Eltern, Kursteilnehmern und Bürgern?

Standardmäßig auf europäischen Servern, mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Automatik bekommt nur, was sie für ihren Ablauf braucht – für eine Antwort zur Anmeldung etwa das Merkblatt und die Anfrage, nicht die Schülerverwaltung.

Wie kommt eine Schule oder Gemeinde zu einem Preis?

Eine fixe Liste gibt es nicht, weil jede Schule, jeder Bildungsträger und jedes Amt eigene Abläufe hat. Wir zählen mit Ihnen, wie viele gleiche Anfragen und Anmeldungen in einem Semester ankommen und wie lange die Antworten dauern. Daraus wird ein schriftliches Angebot mit Fixpreis, noch vor dem ersten Arbeitsschritt.

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Welche Frage beantwortet Ihr Sekretariat jede Woche?

Nennen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch die Frage, die am öftesten kommt, und bringen Sie das Merkblatt dazu mit. Wir sagen offen, ob eine Automatik die Antwort daraus vorbereiten kann und ob sich der Aufwand für Ihre Einrichtung lohnt. Ohne Verpflichtung.

Kostenloses Erstgespräch, 15 Minuten.
  1. 1Slot wählenfreie Zeit im Kalender aussuchen
  2. 2Wir rufen angenau zur gewählten Zeit
  3. 3Ehrliche Einschätzungob und wie wir helfen können

Beim Klick wird der Kalender von Cal.com (EU-Server, Irland) geladen – erst dadurch entsteht eine Verbindung dorthin. Mehr in der Datenschutzerklärung.

Wir antworten innerhalb eines Werktages.

Eines von beiden genügt – wir melden uns auf dem Weg, der Ihnen lieber ist.

Mit dem Absenden erklären Sie sich einverstanden, dass wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwenden. Details in der Datenschutzerklärung.

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