Nach der Besichtigung hast du alles am Handy. Ein paar Fotos, eine Sprachnachricht, die Maße auf einem Zettel. Am Abend wird daraus das Angebot, und das dauert. Einen guten Teil davon kann eine Automatik vorbereiten. Den Preis und die Zusage nicht. Hier steht, wo die Grenze liegt und warum sie genau dort hingehört.
Sie liest, was ohnehin schon da ist: die Anfrage per Mail, die Fotos, deine Sprachnachricht, eine Zeichnung im Anhang. Daraus schreibt sie einen Entwurf in deiner eigenen Vorlage. Mit deinen Positionen, deinem Briefkopf und so, wie dein Betrieb mit Kunden redet.
Zwei Beispiele, wie das ausschauen kann:
Das Gasthaus. Eine Familie fragt per Mail nach einer Hochzeit. Die Automatik holt Datum, Personenzahl und Wünsche aus der Mail, nimmt die passenden Menüs aus deiner eigenen Liste und schreibt das Angebot im Ton deines Hauses.
Der Metallbau. Der Einkauf schickt eine Anfrage mit zwei Zeichnungen. Die Automatik schreibt Material, Stärke, Menge und Wunschtermin heraus und legt dir die Grundlage für die Kalkulation hin.
Das sind Beispiele, wie es gebaut werden kann, keine Projekte von Kunden. Mehr davon steht auf unseren Seiten für die einzelnen Branchen, etwa für Gastronomie und Hotels oder den Metall- und Maschinenbau.
Bei der Hochzeit fehlt vielleicht, wer die Torte bringt und wie lang die Musik spielt. Bei der Zeichnung die Oberfläche. Wer so eine Lücke erst beim Schreiben merkt, schickt eine Mail hinterher und wartet.
Die Automatik kann die Rückfrage gleich mitschreiben. Du siehst den Entwurf und darunter, was noch offen ist. Damit ist der Kunde in einem Schritt dran, nicht in zwei.
Drei Sachen entscheidet bei uns immer ein Mensch:
Der Preis. Steht er fix in deiner eigenen Liste, kann die Automatik ihn von dort übernehmen. Einen Preis schätzen oder erfinden soll sie nie. Kalkulieren tust du.
Die Menge. Was die Automatik aus Fotos oder einer Sprachnachricht herausliest, ist ein Vorschlag. Ob die Fläche stimmt, weißt du, weil du dort warst.
Die Zusage. Ob ihr den Termin schafft und ob der Auftrag überhaupt zu euch passt, entscheidet ein Mensch im Betrieb.
Der Grund ist einfach. Unter dem Angebot steht dein Name, nicht der von einem Programm. Deshalb geht bei uns nichts an einen Kunden hinaus, bevor jemand in deinem Betrieb es gelesen und freigegeben hat. Wer freigibt, legst du fest.
Für ein Angebot braucht sie die Anfrage und deine Liste. Nicht deine ganze Kundenkartei. Welche Daten ein Ablauf wirklich braucht, legen wir vorher gemeinsam fest. Eingerichtet wird standardmäßig auf europäischen Servern, mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Das Angebot ist oft nur der erste Schritt. Bleibt es liegen, weil sich niemand meldet, ist das ein eigener Ablauf: das Nachfassen. Wie das ausschaut, steht im Artikel KI im Handwerksbetrieb. Sagt der Kunde zu, kann eine Automatik Maße, Ausführung und Termin aus dem Angebot in die Auftragsbestätigung übernehmen. Dann tippt niemand dieselben Zahlen zweimal.
Wer nur ab und zu ein Angebot schreibt, braucht keine Automatik, sondern eine gute Vorlage. Und kostet eine Automatik mehr, als sie dir in zwei Jahren an Arbeitszeit erspart, raten wir dir davon ab. Das sagen wir dir im Erstgespräch auch so.
Ehrlich dazugesagt: Eine Automatik für Angebote haben wir für einen Kunden noch nicht gebaut. Deshalb nennen wir dir dafür keine Zeitersparnis und keinen Termin. Welche Abläufe bei uns und bei Kunden schon laufen, steht auf der Seite zu BüroKI.
Nimm ein Angebot mit: Zeig uns im kostenlosen 15-Minuten-Erstgespräch ein Angebot, so wie es heute bei dir entsteht. Dann sagen wir dir, welche Schritte eine Automatik übernehmen kann und ob sich das für deinen Betrieb rechnet. Du musst danach nichts bei uns machen.
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