Im AI Act steht ein Artikel, der jeden Betrieb betrifft, in dem jemand mit KI arbeitet. Es ist Artikel 4, und es geht um KI-Kompetenz. Im Sommer ist er neu gefasst worden. Was jetzt drinsteht, passt auf eine Seite Papier. Hier steht, was der Artikel verlangt, was er nicht verlangt, und wie du die Seite für deinen Betrieb ausfüllst.
Die Pflicht gibt es seit 2. Februar 2025. Seit 27. Juli 2026 gilt eine neue Fassung, beschlossen mit der Verordnung (EU) 2026/1744. Der erste Absatz lautet jetzt so:
„Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, wobei ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Aus- und Fortbildung und der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind. Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.“
Art. 4 Abs. 1 AI Act, Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744
Auf normal heißt das: Wer im Betrieb KI-Werkzeuge einsetzt, hilft seinen Leuten, damit umgehen zu können. Und zwar passend zu dem, was sie schon können, und zu dem, wofür die KI im Betrieb da ist. Früher stand dort, man müsse für ein ausreichendes Maß an Kompetenz sorgen. Jetzt geht es um die Maßnahmen, nicht um ein Ergebnis, das du garantieren musst.
Im Artikel steht keine Stundenzahl. Es steht kein Format drin, also weder Kurs noch Prüfung noch Online-Schulung. Ein bestimmtes Niveau musst du ausdrücklich nicht garantieren. Und ein Verbot von KI-Werkzeugen verlangt der Artikel auch nicht.
Was bleibt, ist die Frage: Was hast du getan, damit deine Leute wissen, was sie mit KI tun dürfen und was nicht? Darauf solltest du eine Antwort haben, die man nachlesen kann.
Für einen kleinen Betrieb reicht dafür eine Seite. Wir haben sie als Vorlage zum Ausfüllen gebaut. Sie hat vier Felder:
1. Welche Werkzeuge ihr verwendet. Name, wofür, wer einen Zugang hat. Das klingt banal. Aufgeschrieben weiß es aber nicht nur der, der das Konto angelegt hat.
2. Was jeder darf und was nur nach Rücksprache. Ein Entwurf für eine Mail oder ein Angebot: ja. Eine Antwort an einen Kunden, die niemand gelesen hat: nein. Die Grenze legst du fest, nicht das Werkzeug.
3. Was nie hineinkommt. Namen, Adressen und Telefonnummern von Kunden. Gesundheitsdaten, Ausweise, Kontonummern. Passwörter und Zugangsdaten. Dazu eine freie Zeile für das, was nur in deinem Betrieb heikel ist.
4. Wie ihr eingeschult habt. Wer, womit, wann, und wo man es nachlesen kann. Kommt jemand Neuer dazu, geht ihr die Seite vor dem ersten Arbeitstag gemeinsam durch.
Die Vorlage zum Ausdrucken: KI-Regel für den Betrieb (PDF, eine Seite). Ohne Anmeldung, ohne Formular. Ausfüllen, mit allen durchgehen, einmal im Jahr anschauen.
Wir sind zu zweit, und für uns gilt dieselbe Pflicht. Unsere Seite schaut genauso aus wie die Vorlage: welche Werkzeuge, wer was darf, was nicht hineingehört, wer wie eingeschult ist.
Zwei Sachen haben wir dabei bewusst so gemacht. Neue Werkzeuge kommen zuerst auf die Seite und erst dann in den Einsatz. Umgekehrt wird das Nachtragen leicht vergessen. Und die Alina arbeitet nicht mit einem freien KI-Werkzeug, sondern mit einem eingerichteten Arbeitsplatz, in dem die Grenzen fest hinterlegt sind: Preise nennen ja, Zusagen machen nein, Rechtsfragen gehen an mich. Bei zwei Leuten bringt das nach unserer Einschätzung mehr als jede Schulungsstunde, und man kann es nachlesen.
Das kannst du in jedem Betrieb ähnlich machen. Je genauer feststeht, was ein Werkzeug darf, desto weniger muss jeder Einzelne selbst abwägen.
Was hier steht, ist unsere Lesart des Artikels und die Art, wie wir es im eigenen Betrieb halten. Wie weit die Dokumentation in einem kleinen Betrieb gehen muss, ist auch für uns eine offene Frage. Sie steht bei uns auf der Liste für die Rechtsberatung der WKO, die für Mitglieder kostenlos ist. Wenn du es für deinen Betrieb genau wissen willst, ist das auch für dich der richtige Weg.
Wenn bei dir niemand mit KI-Werkzeugen arbeitet, gibt es nichts aufzuschreiben. Und wenn ihr damit arbeitet, brauchst du für diese Pflicht keinen teuren Kurs. Der Artikel schreibt kein Format vor. Eine ausgefüllte Seite, die ihr gemeinsam durchgeht, ist ein guter Anfang.
Ein Kurs kann trotzdem sinnvoll sein. Aber dann, weil deine Leute mehr aus den Werkzeugen herausholen sollen, nicht wegen Artikel 4.
Wenn du KI im Betrieb einführen willst: Im kostenlosen 15-Minuten-Erstgespräch reden wir darüber, wo KI bei dir Arbeit abnimmt und wo nicht. Du musst danach nichts bei uns machen. Wie wir Abläufe im Büro automatisieren, steht auf der Seite zu BüroKI.