Die neue Seite ist der einfache Teil. Die heikle Stelle ist deine Firmen-Mail, weil sie an derselben Domain hängt wie die Website. Stellt jemand um und übersieht dabei etwas, merkst du es nicht an der Seite. Du merkst es daran, dass niemand mehr antwortet. Hier steht, wo es hängt und was du selber prüfen kannst, bevor irgendwer etwas anfasst.
Deine Domain ist nicht nur deine Website. Sie ist ein Verzeichnis mit einer Handvoll Einträgen, und jeder davon sagt einem fremden Rechner, wo er etwas findet.
Ein Eintrag zeigt auf den Webserver. Dort liegt die Seite. Ein zweiter, der MX heißt, zeigt auf den Mailserver. Dorthin schicken andere Leute ihre Nachrichten an dich. Dazu kommen ein paar Textzeilen, die festlegen, wer in deinem Namen senden darf.
Beim Umzug wandert dieses ganze Verzeichnis zu einem neuen Anbieter. Die Website steht meistens am nächsten Tag. Die Mail-Einträge muss jemand von Hand mitnehmen, jeden einzelnen, richtig abgeschrieben. Fehlt einer, fehlt er sofort für alle im Betrieb.
Wenn eingehende Post nicht mehr ankommt, fällt das schnell auf. Der Absender bekommt eine Fehlermeldung, jemand ruft an und sagt es dir.
Der teurere Fall ist der andere. Ausgehende Mail stirbt still. Bei dir schaut alles normal aus, die Nachricht steht im Ordner „Gesendet", und beim Empfänger kommt sie nie an oder landet gleich im Spam. Auffällig wird das erst nach Tagen, wenn du dich wunderst, warum auf drei Angebote keine Antwort kommt.
Erstens: der MX zeigt auf deine eigene Domain. Steht dort ein Name wie mail.deinbetrieb.at und nicht der eines großen Anbieters, dann hängt dein Mailserver an einem weiteren Eintrag in genau dem Verzeichnis, das gerade umzieht. Wandert das Verzeichnis und dieser eine Eintrag wird vergessen, ist der Mailserver für niemanden mehr auffindbar. Sofort und für alle.
Zweitens: die Sendeerlaubnis erlaubt plötzlich den falschen Rechner. In deiner Domain steht eine Zeile, die mit v=spf1 beginnt. Sie sagt fremden Mailservern, wer in deinem Namen senden darf. Stehen dort die Kürzel a und mx, heißt das sinngemäß: erlaubt ist, wer unter diesen Einträgen steht. Nach dem Umzug steht dort der neue Webserver. Der echte Mailserver steht nicht mehr drin und darf nicht mehr senden.
Endet die Zeile dann noch auf -all, lehnt die Gegenstelle hart ab, statt die Nachricht nur in den Spam zu legen. Das ist der stille Ausfall von oben, und er entsteht am Umzugstag ohne jede Fehlermeldung.
Vier Sachen fallen beim Abschreiben regelmäßig hinten runter, weil sie unwichtig ausschauen.
autodiscover ist der Eintrag, über den sich Outlook sein Postfach sucht. Fehlt er, finden die Programme im Betrieb ihre Mail nicht mehr, obwohl der Server läuft. Die DKIM-Einträge sind die Unterschrift unter deinen Mails, und davon gibt es oft zwei, nicht einen. Dann ist da meist noch eine Bestätigungszeile, mit der dein Mailanbieter überprüft, dass die Domain wirklich dir gehört.
Und die vierte: In der Sendeerlaubnis steht manchmal ein include: mit einem fremden Anbieter darin. Dahinter steckt ein zweiter Sendeweg. Ein Scanner, der eingescannte Belege verschickt, eine Fachanwendung, eine alte Adresse. Wer beim Umzug aufräumt und die Zeile kürzt, legt genau diesen Weg still.
Du brauchst dafür niemanden. Am Windows-Rechner die Eingabeaufforderung öffnen, am Mac das Programm Terminal, und zwei Zeilen tippen. Statt deinbetrieb.at deine eigene Domain:
nslookup -type=mx deinbetrieb.at
nslookup -type=txt deinbetrieb.at
Bei der ersten Zeile schaust du, ob in der Ausgabe dein eigener Domainname vorkommt. Kommt er vor, gilt Stelle eins von oben für dich. Bei der zweiten suchst du die Zeile, die mit v=spf1 anfängt, und schaust nach den Kürzeln a und mx und nach dem Ende der Zeile.
Damit weißt du nicht, ob dein Umzug gutgeht. Du weißt aber, ob du bei diesen zwei Punkten nachfragen musst, und das reicht schon.
Die Faustregel, die du dir merken kannst: Bevor jemand die Nameserver deiner Domain umstellt, muss die vollständige Liste aller alten Einträge gesichert sein. Abfotografiert, exportiert, ausgedruckt, egal wie. Wer sie hinterher aus dem Kopf nachbaut, rät. Und geraten wird bei deiner Firmen-Mail.
Diese eine Regel ist mehr wert als jeder Zeitplan: Wird im Betrieb gerade sowieso an der Mail geschraubt, zieht die Website nicht gleichzeitig um. Ein Wechsel zu einem neuen Mailanbieter zählt dazu.
Zwei Umbauten an derselben Domain ergeben einen Ausfall, den hinterher keiner mehr zuordnen kann. Schuld ist dann immer der, der zuletzt etwas angegriffen hat. Zwei Wochen Abstand kosten nichts und ersparen diese Diskussion.
Läuft deine Firmen-Mail über einen großen Anbieter und zeigt der MX nach draußen auf dessen Namen, ist die heikle Stelle eins bei dir schon entschärft. Dann bleibt nur die Sendeerlaubnis zu prüfen.
Und wenn du gar keine Mail auf deiner eigenen Domain hast, sondern eine Adresse von einem Freimail-Anbieter, dann passiert beim Website-Umzug mit deiner Post überhaupt nichts. Der ganze Artikel geht dich dann nichts an. Das ist keine schlechte Nachricht.
Die Reihenfolge ist bei uns immer dieselbe, und sie ist der ganze Trick. Zuerst sichern wir alle Mail-Einträge beim alten Anbieter. Dann bauen wir sie am neuen Ort eins zu eins nach und stellen sie so ein, dass der Mailverkehr unangetastet durchläuft. Erst danach stellen wir die Nameserver um. Zum Schluss schicken wir von deinem Postfach eine Mail hinaus und eine hinein.
Bei uns gilt das als harte Regel und nicht als guter Vorsatz: Beim Umzug darf die E-Mail nie brechen. Bei unserem bisher einzigen Projekt mit Domain-, Hosting- und Mail-Umzug ist das gehalten worden. Ein Betrieb ist keine Erfahrungsstatistik, deswegen sagen wir es lieber dazu.
Wenn du gerade davorstehst: Im kostenlosen 15-Minuten-Erstgespräch schauen wir uns die zwei Punkte von oben an deiner Domain gemeinsam an. Das kostet dich nichts und du musst danach nichts bei uns machen. Wie wir Websites bauen, steht auf der Seite zu WebKI. Domain und alle Zugänge laufen bei uns grundsätzlich auf deinen Namen, nicht auf unseren.
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