Eine schlechte Website sieht man. Einen verpassten Anruf nicht. Genau das macht ihn zu dem Posten, der in keiner Buchhaltung auftaucht: Niemand ruft zurück und sagt „Ich hätte da einen Auftrag gehabt, aber es ist keiner rangegangen." Der Anrufer wählt einfach die nächste Nummer. Deshalb hier alles, was ein KI-Telefonassistent kostet – auf zwölf Monate durchgerechnet, mit allen Posten, auch denen, die nicht bei uns landen.
Die drei Posten – mehr sind es nicht
Bei einem KI-Telefonassistenten gibt es genau drei Kostenblöcke. Zwei davon zahlst du an uns, einen direkt an den Telefonie-Anbieter:
| Posten | Was drinsteckt | Kosten |
|---|---|---|
| Setup (einmalig) | Anbieterauswahl, Stimme & Gesprächslogik, Wissensbasis, Rufumleitung, 2 Wochen Feinjustierung | € 690 |
| Anbietergebühr (laufend) | Der Telefonassistent selbst – Vertrag direkt auf deinen Namen | ca. € 100/Monat |
| Betreuung (optional) | Wissensbasis pflegen, Anpassungen, Monatsbericht – monatlich kündbar | € 49/Monat |
Zusammengezählt heißt das für die ersten zwölf Monate: € 690 einmalig plus € 149 im Monat – zusammen € 2.478 im ersten Jahr, ab dem zweiten Jahr € 1.788. Verzichtest du auf unsere Betreuung und pflegst die Wissensbasis selbst, sind es € 1.890 im ersten Jahr und € 1.200 danach. Das ist die ganze Rechnung. Keine Einrichtungsgebühr, die später nachkommt, keine Mindestlaufzeit bei der Betreuung.
Zur mittleren Zeile, damit sie nicht untergeht: Die rund € 100 im Monat gehen nicht an uns, sondern direkt an den Anbieter – bei uns meist fonio.ai –, und der Vertrag läuft auf deinen Namen. Wir sind fonio-Partner und am Abo beteiligt; für dich wird es dadurch nicht teurer, du zahlst den regulären Preis.
Ab wann zahlt sich das aus? Rechne es selbst nach
Wir könnten dir jetzt eine Prozentzahl hinschreiben. Machen wir nicht – wir kennen deine Anrufe nicht. Stattdessen der Rechenweg, den du in zwei Minuten selbst durchgehen kannst:
- Schritt 1: Wie viel bleibt dir bei einem durchschnittlichen Auftrag übrig? Nicht der Umsatz – das, was nach Material und Zeit tatsächlich hängen bleibt.
- Schritt 2: Teile die € 149 Monatskosten durch diese Zahl.
- Schritt 3: Heraus kommt, wie viele gerettete Aufträge pro Monat es braucht, damit die Sache aufgeht.
Ein Beispiel zum Einordnen, reine Rechnung: Bleiben dir bei einem durchschnittlichen Auftrag rund € 300, dann deckt ein geretteter Auftrag etwa zwei Monatsbeiträge. Schon ein gewonnener Auftrag pro Monat zahlt das System bei den meisten Betrieben mehrfach.
Der ehrliche Haken an der Rechnung: Du weißt heute nicht, wie viele Anrufe dir wirklich durchgehen – und das liegt in der Natur der Sache. Wer nicht durchkommt, ruft nicht ein zweites Mal an, um sich zu beschweren. Deshalb schauen wir uns im Erstgespräch zuerst diese Zahl an, bevor irgendwer über Pakete redet.
Für wen sich ein Telefonassistent nicht auszahlt
Das steht in den wenigsten Angeboten, gehört aber dazu. Drei Fälle, in denen wir eher abraten:
- Du bist ohnehin auf Monate ausgebucht. Dann bringt dir der Assistent keine zusätzlichen Aufträge – die hättest du gar nicht annehmen können. Er bringt dir Ruhe und weniger Rückrufliste. Das kann seinen Preis wert sein, ist aber etwas anderes als eine Umsatzrechnung. Wer dir hier Wachstum verspricht, verkauft dir das falsche Produkt.
- Bei dir klingelt es selten. Wenn in der Woche drei Anrufe kommen und du zwei davon selbst annimmst, rechnet sich der Aufwand nicht.
- Jeder Anruf ist ein Beratungsgespräch. Geht es bei dir nie um Termine, Öffnungszeiten oder Standardfragen, sondern immer sofort ins Fachliche, dann nimmt die KI im besten Fall eine Notiz auf. Das ist zu wenig für das Geld.
Was im Setup drin ist – und was extra kommt
Im Setup um € 690 stecken: die Auswahl des passenden Anbieters für deinen Fall, das Konto auf deinen Namen samt Datenschutzvertrag, Stimme und Gesprächslogik im Ton deines Betriebs, die Wissensbasis mit deinen Öffnungszeiten, Leistungen und häufigsten Fragen, die Weiterleitungsregeln für alles, was die KI nicht lösen kann, die eingerichtete Rufumleitung, die Anruf-Zusammenfassung aufs Handy, der Datenschutzhinweis für Anrufer und zwei Wochen Feinjustierung anhand deiner echten Anrufe.
Extra kommt: die Anbietergebühr (siehe oben) und spätere Anpassungen, wenn du keine Betreuung dazunimmst – die rechnen wir dann nach Aufwand ab und schätzen ihn vorher. Und falls du dich irgendwann gegen uns entscheidest: Der Assistent bleibt trotzdem deiner, weil das Konto ja auf deinen Namen läuft.
Warum wir mit fonio arbeiten – und nicht mit einem US-Konzern
„Anbieterauswahl" klingt in der Leistungsliste oben harmlos, ist aber die Entscheidung, an der am meisten hängt. Wir setzen in den meisten Fällen fonio.ai ein. Warum, in vier Punkten:
- Ein Wiener Unternehmen. fonio.ai ist eine GmbH aus Wien – kein US-Konzern, kein Datentransfer über den Atlantik, und im Zweifel ein Ansprechpartner in derselben Zeitzone. Für einen Betrieb in Oberösterreich ist das kein Patriotismus, sondern schlicht weniger Erklärungsbedarf, wenn jemand nach dem Datenschutz fragt.
- Der Datenschutzvertrag ist nicht versteckt. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist automatisch Teil der Nutzungsbedingungen und im Volltext öffentlich nachlesbar – man muss ihn nicht erst anfordern.
- Das Konto läuft auf deinen Namen. Du bist Vertragspartner von fonio, nicht wir. Wir richten ein und betreuen. Wenn du uns eines Tages nicht mehr willst, bleibt der Assistent trotzdem deiner – das ist bei uns bei jedem Werkzeug so, aber längst nicht bei jedem Anbieter selbstverständlich.
- Sie versteht, wie bei uns geredet wird. Dazu gleich der eigene Abschnitt, weil es hier im Mühlviertel die häufigste Frage ist.
Und weil ein Loblied ohne Gegenprobe nichts wert ist, hier die Kehrseite: Österreichisch gefärbte Stimmen gibt es bei fonio derzeit nicht – deine Anruferin hört Hochdeutsch (dazu unten mehr). Unser Dialekt-Test lief außerdem auf fonios eigener, gut eingestellter Demo; wie sauber das mit einer selbst gebauten Wissensbasis läuft, prüfen wir bei jedem Projekt neu nach. Und wenn fonio zu deinem Fall nicht passt, sagen wir das – wir sind Partner, aber nicht verheiratet.
Versteht die KI unseren Dialekt?
Das ist im Mühlviertel die erste Frage, und sie ist berechtigt. Wir haben es selbst getestet – bewusst mit tiefem Dialekt gesprochen – und sie hat sauber verstanden. Deine Anrufer müssen sich also nicht verstellen.
Ehrlich dazugesagt, weil es der zweite Teil der Frage ist: Antworten tut sie auf Hochdeutsch. In einem natürlichen, angenehmen Ton, nicht wie das blecherne Geplapper, das man von Telefon-Robotern kennt – aber österreichisch gefärbte Stimmen gibt es derzeit nicht. Sobald sich das ändert, schreiben wir es hier hin.
Und der Datenschutz?
Ein Telefonassistent hört mit – das ist die Frage, die zu Recht kommt. Bei fonio stehen die Server in Deutschland (Nürnberg und Falkenstein), und die Gesprächsdaten werden nicht zum Training gespeichert. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil der Nutzungsbedingungen und öffentlich nachlesbar. Der Hinweis für Anrufer, den es rechtlich braucht, gehört bei uns ins Setup und nicht auf deine To-do-Liste.
Wenn du in einem Beruf mit besonderen Verschwiegenheitspflichten arbeitest – Ordination, Kanzlei, Finanzberatung – ist zusätzlich dein eigenes Berufsrecht zu prüfen. Das ist kein Grund, es sein zu lassen. Es ist ein Grund, es vorher sauber anzuschauen, statt es hinterher zu reparieren.
Nicht glauben – anrufen
Unsere Demo-Nummer: +43 720 309361
Ruf an und red ganz normal, gern im Dialekt. Es antwortet unsere eigene Assistentin – auf fonio gebaut, eingerichtet genauso, wie wir es für deinen Betrieb tun würden. Du hörst also nicht eine geschönte Herstellerdemo, sondern das, was bei dir herauskäme, bevor du überhaupt mit uns gesprochen hast. Weil wir nichts versprechen wollen, was du nicht vorher selbst prüfen kannst.
Kurz noch: Dasselbe geht auch auf WhatsApp
Bei vielen Betrieben kommen die Anfragen längst nicht mehr nur übers Telefon. Denselben Assistenten – gleiche Wissensbasis, gleiche Antworten – gibt es deshalb auch als WhatsApp-Kanal: € 590 Einrichtung, oder € 290, wenn dein Telefonassistent schon läuft. Dort kommt ein eigenes Anbieter-Abo von rund € 79 im Monat dazu, ebenfalls direkt auf deinen Namen. Ein Punkt gehört vorher geklärt: Eine Nummer kann nicht gleichzeitig in der WhatsApp-App am Handy und beim Assistenten hängen – das ist eine Vorgabe von WhatsApp. Welcher der beiden Wege für dich passt, schauen wir uns an, bevor irgendetwas umgestellt wird. Die Details stehen auf unserer TelefonKI-Seite.
Unterm Strich
Ein KI-Telefonassistent kostet € 690 einmalig und danach zwischen € 100 und € 149 im Monat, je nachdem, ob du die Betreuung dazunimmst. Ob sich das auszahlt, hängt an genau einer Zahl, die kaum ein Betrieb kennt: wie viele Anrufe ins Leere gehen. Bevor du also über Pakete redest, finde das heraus. Wenn danach klar ist, dass es sich nicht rechnet, sagen wir es dir – das ist uns lieber als ein Kunde, der nach drei Monaten kündigt.
Wie viele Anrufe gehen bei dir wirklich durch? Im kostenlosen 15-Minuten-Erstgespräch schauen wir uns das gemeinsam an – ohne Verkaufsdruck, und mit einer ehrlichen Antwort, auch wenn sie „lass es" lautet. Jetzt Gespräch vereinbaren oder gleich online einen Termin wählen.
Übrigens: Wo bei dir sonst noch etwas liegen bleibt, zeigt der kostenlose 10-Punkte-Check „Ist Ihr Betrieb KI-reif?" in fünf Minuten – als PDF, ohne Newsletter.